I. OBJECTIF
Les Directives sur la protection des données relatives aux candidats
(ci-après intitulées Directives) visent à garantir des mesures de protection
adéquates et homogènes dans le cadre du traitement des données des
candidats par les differentes entités de GE.
Les informations personnelles que vous fournissez lorsque vous postulez
pour un emploi auprès de GE (« Données relatives aux candidats » ou « Données »)
seront utilisées à des fins de recrutement et protégées conformément
aux Directives de GE sur la protection des données telles que décrites
ci-après, et aux dispositions légales applicables.
En nous confiant des données personnelles, vous confirmez et acceptez
les conditions suivantes :
- Vous
avez pris connaissance des Directives de GE ;
- GE
a l'autorisation de traiter les Données aux fins de recrutement indiquées
dans les Directives ;
- Les
Données peuvent être transférées dans le monde entier, en conformité avec
les Directives de GE.
Votre consentement est nécessaire à l'exécution de la procédure de soumission
de candidature. Si vous n'acceptez pas les conditions ci-dessus, cliquez
sur l’icône de fermeture de l’écran, située dans le coin supérieur
droit de l’écran. La procédure de candidature sera alors interrompue.
Ces Directives, sous réserve de dispositions contraires
expresse, ne seront pas intégré et ne pourront être considérées comme
partie intégrante du contrat de travail qui pourra être le cas échéant,
proposé aux candidats embauchés.
II. CHAMP
D’APPLICATION
Ces Directives s’appliquent à toutes les entités GE amenées à traiter
des données relatives aux candidats.
Le terme Traitement fait référence à toute action, partiellement
ou intégralement réalisée par des moyens automatisés sur les Données
relatives aux candidats, , comme notamment l’obtention, l'enregistrement,
la conservation, l'organisation, la modification, l'utilisation, la
mise à disposition ou la suppression de ces Données.
Les Données relatives aux candidats englobent toutes les données personnelles
transmises par vous-même ou par quiconque (en votre nom ou au nom de
la société GE) dans le cadre d’une demande d’emploi auprès de GE.
Les Directives ne couvrent pas les données rendues anonymes ni celles
pour lesquelles un pseudonyme a été utilisé. Les données sont considérées
comme anonymes s’il est impossible d’identifier les personnes
auxquelles elles correspondent ou si ces personnes ne peuvent être
identifiées que moyennant des efforts démesurément élevés, tant en
termes de temps que de coût. L’utilisation de pseudonymes implique
le remplacement de noms ou autres identificateurs par des substituts,
de sorte que l’identification des individus est rendue soit impossible,
soit laborieuse. Si les données rendues anonymes ne devaient plus l’être
(c'est-à-dire que les individus concernés peuvent de nouveau être identifiés)
ou si les pseudonymes permettaient l’identification des individus,
les présentes Directives seront de nouveau applicables.
III. APPLICATION
DE LA LÉGISLATION LOCALE
Les présentes Directives ont été rédigées dans le souci de garantir des
mesures de sécurité uniformes valables pour toutes les entités GE dans
le cadre de la protection des données relatives aux candidats, à l’échelle
mondiale. La société GE est consciente du fait que certaines législations
peuvent exiger des directives plus strictes que celles mentionnées
dans le présent document. Les entités GE gèrent les Données relatives
aux candidats conformément à la législation locale en vigueur dans
la zone géographique de traitement des données. Dans le cas où la législation
locale en vigueur exigerait un niveau de protection des données personnelles
inférieur à celui établi par les présentes Directives, ces dernières
sont applicables par défaut.
IV. PRINCIPES
RELATIFS AU TRAITEMENT DES DONNÉES RELATIVES AUX CANDIDATS
GE respecte les droit relatifs à la protection de la vie privée et appliquera
les principes suivants pour le traitement des Données relatives aux
candidats :
- Les
données seront traitées de façon loyale et dans le respect de la législation.
- La
collecte et le traitement des données s’effectueront à des fins spécifiques
et légitimes.
- Les
données seront pertinentes et ne seront pas excessives par rapport
aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Les
données pourront être rendues anonymes en fonction de leur nature et
des risques associés à l’utilisation prévue.
- Ces
données seront aussi exactes que possible, et actualisées si necessaire.
Des mesures appropriées seront prises pour corriger ou supprimer les
Données relatives aux candidats inexactes ou incomplètes.
- Les
données ne seront pas conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la
poursuite des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et
traitées.
- Les
données seront traitées dans le respect des droits des personnes qu’elles
concernent (conformément aux présentes Directives et à la législation
applicable).
- Les
mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées seront
prises pour empêcher tout accès non autorisé ou traitement illégal,
toute perte, destruction ou altération accidentelle desdites données.
V. COLLECTE
DES INFORMATIONS
Pour faire parvenir à GE les données vous concernant, vous pouvez utiliser
différentes méthodes, telles que : (a) l'envoi d'un courrier électronique
ou postal au personnel de GE ; (b) l'envoi de données en ligne,
traitées par un fournisseur de services tiers, vers une base de données
basée aux Etats-Unis et accessible aux membres du personnel de GE autorisés ;
ou (c) au moyen d'un formulaire de candidature GE.
GE peut être périodiquement amené à recueillir des informations supplémentaires,
avec votre consentement ou dans le respect des réglementations en vigueur.
Ainsi, GE peut solliciter votre avis (dans le cadre de sondages, par
exemple) pour les besoins de ses activités, comme l'amélioration de
ses opérations. Vous êtes libre de répondre ou non à ces questionnaires
et ne subirez aucune conséquence, quelle que soit votre décision. Ces
Directives seront applicables à toute information recueillie ultérieurement,
y compris les réponses aux sondages de ce type.
VI. FINALITÉS
ET ACCÈS AUX DONNÉES RELATIVES AUX CANDIDATS
GE et ses différentes entités traitent les Données relatives aux candidats
dans le cadre légitime des ressources humaines. Le traitement s’effectuera
conformément aux restrictions en vigueur et dans le respect de la législation
applicable. Les finalités principales sont les suivantes :
Tâches inhérentes aux Ressources Humaines :
Identification et évaluation des candidats pour les postes sollicités,
prise de décision quant à l’embauche des candidats, suivi actualisé des
méthodes de recrutement, analyse des méthodes de recrutement et des
résultats, enquêtes sur les antécédents (dans le cadre autorisé par
la Loi).
Dans le cas où une entité GE procéderait au traitement des Données relatives
aux candidats à des fins qui ne s’inscrivent pas dans le cadre défini
ci-dessus, l’entité responsable s’engage à informer les personnes concernées
des nouvelles finalités pour lesquelles les Données seront utilisées
et des destinataires auxquels ces Données seront transmises.
Vos Données seront traitées par des personnes impliquées dans le processus
de recrutement pour GE et ayant un besoin légitime d’y accéder conformément
aux finalités énoncées.
VII. TYPES
DE DONNÉES RELATIVES AUX CANDIDATS
Les Données relatives aux candidats faisant l'objet d'un traitement comprennent
les éléments suivants :
- Statut
du candidat
- Expérience
professionnelle
- Études
et formations
- Rémunérations
- Références
fournies par les employeurs
- Résultats
aux questionnaires remplis en ligne
- Coordonnées
du candidat
- Domiciles
et patronymes précédents du candidat
- Informations
supplémentaires fournies par le candidat (ex. : lettre de motivation)
- Numéro
de permis de conduire (en fonction du poste sollicité)
- Références
- Extrait
de casier judiciaire (dans le cadre autorisé par la législation)
VIII. CATÉGORIES
DE DONNÉES PARTICULIÈRES
Dans le cas où une entité GE serait amenée à rassembler des données dites
sensibles (données confidentielles concernant, par exemple, les origines
ethniques, les opinions politiques, les croyances religieuses, l’appartenance à un
syndicat, le dossier médical ou le casier judiciaire), elle devra en
informer la personne concernée. Lorsque la législation locale l'exige,
GE devra obtenir l'accord explicite du candidat avant de pouvoir traiter
et transmettre les Données Sensibles à des entités autres. Des mesures
de sécurité appropriées (ex. : dispositifs physiques de sécurité,
codage et restrictions d’accès) seront mises en œuvre en fonction de
la catégorie des données impliquées et des risques associés à leur
utilisation.
IX. SÉCURITÉ ET
CONFIDENTIALITÉ
Les entités GE s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques, physiques
et organisationnelles adéquates afin de protéger les Données relatives
aux candidats contre tout accès non autorisé, traitement illicite,
dommage et suppression accidentels et non autorisée.
Sécurité des données et des équipements
Pour protéger les Données relatives aux candidats contre toute tentative
d’accès non autorisée par des tiers n’appartenant pas à GE, toutes
ces données conservées par GE sous format électronique sont stockées
sur des systèmes protégés par des architectures réseau sécurisées dotées
de pare-feu et de dispositifs de détection des intrusions. Les serveurs
sur lesquels les Données relatives aux candidats sont stockées font
l’objet de sauvegardes régulières (les données sont enregistrées sur
un autre support) pour éviter tout effacement ou toute destruction
involontaires des données. Ces serveurs sont placés au sein d’installations
bénéficiant de systèmes complets de sécurité, de détection des incendies
et de moyens de riposte.
Protection des accès
Les entités GE limitent l’accès aux systèmes internes contenant les Données
relatives aux candidats à un groupe exclusif d’utilisateurs autorisés à accéder à ces
systèmes par l'intermédiaire d’un identifiant et d’un mot de passe.
Ces personnes sont habilitées à consulter les Données relatives aux
candidats strictement dans le cadre de leur travail (un Responsable
des Ressources Humaines peut, par exemple, avoir besoin des coordonnées
d’un candidat afin d’organiser un entretien). Les administrateurs tiers
ayant accès à certaines des Données relatives aux candidats devront
se conformer à ces conditions, telles qu’énoncées à la SECTION XI : TRANSFERT
DES DONNÉES.
Formation
La société GE organisera des séances de formation relatives aux finalités
et à la légitimité du traitement des Données relatives aux candidats,
la nécessité de protéger ces informations et de les actualiser, ainsi
que de préserver le caractère confidentiel des Données auxquelles les
employés ont accès. Les utilisateurs autorisés devront respecter les
présentes Directives. Les entités GE prendront les mesures qui s’imposent,
dans le cadre prévu par la législation applicable, en cas d’accès,
de traitement ou d'utilisation non conformes desdites Données par rapport
aux conditions prévues dans les Directives.
X. DROITS
DE CONSULTATION DES CANDIDATS
Tout individu est autorisé à se renseigner à propos de la nature des
Données relatives aux candidats le concernant stockées ou traitées
par toute entité GE. L’accès à ces données vous sera accordé, tel que
l’exige la législation en vigueur dans votre pays de résidence, quel
que soit l’emplacement de stockage et de traitement des données. L’entité chargée
du traitement des données concernées vous aidera à obtenir cet accès,
soit directement, soit par l’intermédiaire d’une autre entité GE. Toutes
les demandes d’accès doivent être envoyées par écrit à l’adresse suivante :
Human Resources Data Protection Administrator
3135 Easton Turnpike
Mail Drop W2G
Fairfield, CT 06828
U.S.A.
Les Données relatives aux candidats seront accessibles pendant une durée
raisonnable. GE vous permettra de les consulter moyennant un préavis
pertinent et à des moments adéquats.
Vous pouvez également contacter le Responsable de la protection des données
des Ressources Humaines pour lui poser des questions concernant les
présentes Directives ou vos Données ou pour annuler votre consentement.
Toute correspondance adressée au Responsable pour un sujet autre que
ceux mentionnés ci-dessus ne recevra aucune réponse et sera ignorée.
Si votre demande d’accès ou de modification est refusée, la raison du
refus vous sera communiquée. La demande effectuée et la raison de son
rejet seront consignées par écrit.
Si vous parvenez à prouver que le but dans lequel les données sont traitées
n’est plus légal ni pertinent, les données concernées seront alors
supprimées (sauf indication contraire dans la législation en vigueur).
Si les Données relatives aux candidats sont inexactes ou incomplètes,
vous pouvez demander à ce qu'elles soient modifiées en envoyant un
nouveau CV contenant les informations mises à jour (ex. : changement
de domicile ou de patronyme).
Vous pouvez, par ailleurs, envoyer un courrier électronique à l’adresse CHR.webmaster@corporate.ge.com pour
annuler votre consentement.
XI. TRANSFERT
DES DONNÉES
Transfert vers d’autres entités GE :
GE s’efforce de garantir un niveau de protection adéquat et uniforme
pour les Données relatives aux candidats traitées ou transférées entre
les diverses entités GE. Le transfert de Données relatives aux candidats
vers une autre entité GE est considéré comme un transfert entre deux
entités différentes, ce qui signifie que même dans l’éventualité d’un
transfert « intra-groupe », les Données ne sont transmises
que si les conditions légales applicables sont respectées et si :
- Le
transfert répond à un besoin précis.
- L’entité réceptrice
dispose de mesures de sécurité appropriées pour les données.
- L’entité réceptrice
garantit le respect des présentes Directives pour le transfert et tout
traitement consécutif.
Transfert vers des entités autres que GE :
- Tierces
parties sélectionnée s : il peut arriver que les entités GE doivent transmettre les Données
relatives aux candidats à des tierces parties sollicitées par GE
afin de réaliser en son nom certaines tâches liées au recrutement.
Les tierces parties concernées ont l’autorisation de traiter les
données conformément aux instructions de GE. La prise de décisions
concernant les données fait partie intégrante du service professionnel
qu’elles doivent fournir. Dans un cas comme dans l’autre, les entités
GE sélectionneront des prestataires dignes de confiance qui s’engageront,
par contrat ou autre accord ayant force obligatoire, à mettre en œuvre
les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de
protection adéquat. Les entités GE exigeront de leurs fournisseurs
externes le respect des présentes Directives ou la garantie des mêmes
niveaux de protection mis en œuvre par GE pour le traitement des
Données relatives aux candidats. Les tierces parties sélectionnées
n’auront accès aux Données relatives aux candidats que dans le cadre
des prestations spécifiées dans le contrat de service applicable.
Dans le cas où une entité GE arriverait à la conclusion que l’un
de ses prestataires ne respecte pas ces obligations, elle prendrait
immédiatement les mesures qui s’imposent.
- Autres
tierces parties : il peut arriver que les entités GE soient dans l’obligation de divulguer
certaines des Données relatives aux candidats à d’autres tierces
parties (1) si la Loi les y oblige (ex. : autorités fiscales
et sécurité sociale) ; (2) s’il est nécessaire de protéger les
droits de GE (ex. : dans le cas d’un litige) ; (3) s’il
s’agit d’un cas d’urgence dans lequel la santé ou la protection du
candidat sont menacées (ex. : incendie).
XII. VENTE
DIRECTE
Les entités GE ne dévoileront aucune des Données relatives aux candidats
en dehors de GE dans le but de proposer des produits ou services à un
candidat à des fins de consommation personnelle ou familiale (Vente
directe) sans son accord préalable.
Les restrictions énoncées dans cette section s’appliquent uniquement
aux coordonnées obtenues dans le cas d’une candidature à un poste auprès
de GE. Elles ne concernent pas les coordonnées obtenues dans le cas
d’une relation consommateur ou client.
XIII. DÉCISIONS
AUTOMATIQUES
Certains pays réglementent les prises de décisions automatiques. Il s’agit
de décisions concernant des personnes, basées uniquement sur le traitement
automatique des données et qui produisent des conséquences juridiques
ayant une incidence considérable sur les personnes concernées.
Dans certains cas, les demandeurs d’emploi devront remplir un questionnaire
qui donnera suite à des décisions automatiques en fonction de leurs
réponses.
A l’exception de quelques cas (ex. : présélection par ordinateur
ou par téléphone pour certains postes ouverts auprès de GE), les entités
GE n’ont pas recours aux décisions automatiques pour l’évaluation des
candidats ou à toute autre fin. Dans le cas où des décisions automatiques
devraient être prises, les personnes concernées auraient l’opportunité d’exprimer
leur opinion quant à cette méthode en contactant le Responsable de
la protection des données des Ressources Humaines.
XIV. PROTECTION
ET EXECUTION DES DROITS
L’ensemble des entités GE veillera au respect des présentes Directives.
Toutes les personnes ayant accès aux Données relatives aux candidats
doivent également se conformer à ces Directives. Dans certains pays,
le non-respect de la réglementation en vigueur pour la protection des
données est passible de sanctions ou de dommages-intérêts.
Si, à tout moment, une personne estime que les Données la concernant
ont été traitées sans respecter les présentes Directives, elle peut
en faire part au Responsable de la protection des données des Ressources
Humaines.
Si cette plainte se rapporte au non-respect présumé des Directives par
une entité GE située dans un pays autre que le pays de résidence de
la personne en question ou de l’entité GE exportatrice, la personne
peut réclamer l’assistance de l’entité exportatrice. Cette entité GE
sera chargée de l’aider dans son enquête concernant les circonstances
de présomption du non-respect des Directives. Si l’infraction est confirmée,
les entités importatrice et exportatrice collaboreront avec toute autre
partie pertinente afin de résoudre le problème de façon satisfaisante,
conformément aux conditions des présentes Directives.
Si le Responsable de la protection des données des Ressources Humaines
ou l’entité GE locale ne parvient pas à résoudre le problème, il incombera
alors au Comité de protection des données de recrutement (Employment
Data Privacy Committee) d’intervenir. Ce comité, dirigé par le « Responsable
du respect de protection des Données» (Chief Privacy Leader) de GE,
est composé d’experts qui agissent indépendamment de la Direction et
sont chargés de surveiller tous les aspects de la conformité avec les
présentes Directives et de résoudre toutes les plaintes et tous les
problèmes découlant de la façon dont GE traite les Données relatives
aux candidats par rapport aux Directives. Vous pouvez contacter le
Comité de protection des données de recrutement par courrier électronique à l’adresse
suivante : EmpDataPvcy@corporate.ge.com ou
par fax en composant le +1-203-373-2181. Le Comité fera part
de sa décision et de tout recours aux personnes concernées.
Les procédures décrites dans les présentes Directives viennent s’ajouter à tout
autre recours et méthode de règlement des différends fournis par GE
ou proposés par la législation en vigueur.
XV. MÉTHODES
D’AUDIT
Pour garantir le respect des Directives, le Responsable en chef de la
protection des données de GE et le « Conseil global de lprotection
des données » (Global Privacy Council) de GE, composé de responsables
chargés de la protection des renseignements personnels et issus de
chacune des activités principales de la société GE, identifieront les
procédures concernant les données relatives aux candidats et au recrutement
afin de les vérifier. Dans cette optique, GE engagera son personnel
de vérification institutionnel (Corporate Audit Staff) qui opère indépendamment
de la Direction. Les membres de ce personnel présenteront un compte-rendu
au Vice-président de la section Corporate Audit Staff de GE, qui bénéficie
d’une ligne de communication indépendante auprès du Comité d’audit
(Audit Commitee) du Conseil d’administration de GE. Les conclusions
du personnel de vérification seront transmises à la Commission d’examen
de conformité (Policy Compliance Review Board) de GE et au Conseil
global de la vie privée de GE pour consultation et action. Un plan
d’action sera ensuite requis pour garantir la conformité aux présentes
Directives. Dans la mesure où la résolution de tels litiges ne peut
pas être confiée aux propres ressources de GE, GE consent à désigner
un tiers indépendant chargé d’enquêter et de vérifier les procédures
ou problèmes impliquant des données relatives aux candidats ou au recrutement
en vertu des présentes Directives.
XVI. PUBLICATION
DES DIRECTIVES
Outre les séances de formation concernant ces Directives, GE communiquera
ces dernières à tous les employés, nouveaux ou existants, en les publiant
sur certains intranets GE et en fournissant un lien vers les Directives
dans les applications informatiques servant au recueil et au traitement
des Données relatives aux candidats.
XVII. MODIFICATIONS
APPORTÉES AUX DIRECTIVES
GE se réserve le droit de modifier ces Directives, pour, par exemple,
se conformer aux changements apportés à la législation, aux règlements,
aux pratiques et procédures GE ou encore aux exigences imposées par
les autorités chargées de la protection des données. Le Responsable
en chef de la vie privée de GE, ou son représentant, doit approuver
toutes les modifications apportées aux Directives pour qu’elles puissent
entrer en vigueur. Si GE modifie les Directives, la société devra de
nouveau les soumettre pour approbation dans les cas prévus par la législation.
GE informera ses employés et les autres personnes (tels que les individus
accédant aux sites Web de GE pour y entrer des Données relatives aux
candidats dans le cadre d’une demande d’emploi) de toute modification
apportée aux Directives. GE publiera toutes les modifications concernant
les Directives sur les sites Web et intranets pertinents.
A compter de la mise en application des Directives, les réglementations
intra-groupe ou consignes applicables à usage interne concernant le
traitement des Données relatives aux candidats seront remplacées par
les conditions des présentes Directives. Toutes les parties concernées
seront prévenues de la date d’entrée en vigueur des Directives.
XVIII. OBLIGATIONS
ENVERS LES AUTORITÉS DE PROTECTION DES DONNÉES
GE répondra assidûment et de façon appropriée aux demandes émanant des
autorités de protection des données concernant les présentes Directives
ou la conformité avec les réglementations et le droit relatif au respect
de la vie privée et à la protection des données. Les employés GE recevant
des demandes de ce type sont priés de contacter leur responsable du
personnel local ou leur conseiller juridique. GE fournira, sur demande,
les noms et coordonnées des personnes concernées aux autorités de protection
des données. En ce qui concerne les transferts des Données relatives
aux candidats entre des entités GE, les entités GE importatrices et
exportatrices (i) coopéreront avec les demandes émanant de l’autorité de
protection des données responsable de l’exportation des données par
l’entité et (ii) respecteront ses décisions, conformément à l’application
régulière de la Loi.
ADDENDA
Droits et obligations concernant
les Données relatives aux candidats rassemblées au sein de l’UE/EEE
et traitées dans une autre zone géographique
Outre les droits et obligations énoncés dans les Directives sur la protection
des données relatives aux candidats définies par GE (« Directives »),
ou autres droits et obligations existants, les principes suivants établis
conformément à la Directive 95/46/EC (Directive de l’Union européenne
sur la protection des données) s’appliqueront aux Données relatives
aux candidats recueillies par les entités GE au sein de l’Union européenne/Espace économique
européen et traitées dans une autre zone géographique. Dans les juridictions
où cet Addenda est applicable, les dispositions relatives à la protection
et à l’exécution des droits stipulées dans les présentes Directives
s’appliquent également aux conditions de cet Addenda. Les points suivants
n’ont pas été établis dans l’intention d’octroyer des droits supplémentaires
aux employés ni de stipuler des obligations autres que celles déjà énoncées
dans le cadre de la Directive de l’Union européenne sur la protection
des données :
- Les
demandeurs d’emploi peuvent s’opposer au traitement des Données relatives
aux candidats les concernant pour des raisons légitimes pertinentes.
Ce cas de figure peut, par exemple, se produire si la vie ou la santé dudit
demandeur d’emploi est menacée en raison du traitement des données.
Cette disposition ne pourra être appliquée si le traitement des données
est (i) exigé par la Loi, (ii) basé sur le consentement individuel
du demandeur d’emploi ou (iii) nécessaire à la réalisation d’une obligation
contractuelle entre le demandeur d’emploi et GE.
- Si
les procédures internes de règlement des litiges n’aboutissent à aucun
résultat, les demandeurs d’emploi peuvent réclamer des dommages-intérêts
auprès d’une entité GE pour toute perte ou tout dommage découlant du
non-respect des présentes Directives (y compris les conditions de cet
Addenda) de la part d’une entité GE. L’entité GE ne saurait en aucun
cas être tenue responsable de tout dommage si elle a respecté les critères
de conduite appropriés dans les circonstances données.
- Si
l’une des définitions ou l’un des termes employés dans les présentes
Directives est ambigu, les définitions établies dans le cadre de la
législation locale applicable de l’État membre de l’UE/EEE seront applicables
et, dans le cas où la législation locale applicable ne prévoit aucune
définition appropriée, les définitions de la Directive de l’Union européenne
sur la protection des données prévaudront.
